Stand: April 2026 · Gültig für hfmind.app und die HF Mind Pro Desktop-App
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Jonathan Hitz
Hitz Feuer Visualisierungen
Heinrich-Bastian-Straße 5
35112 Fronhausen
Bei allen Fragen zum Datenschutz kannst du dich jederzeit unter der oben genannten E-Mail-Adresse an uns wenden.
HF Mind Pro ist ein KI-gestütztes Tool zur automatischen Transkription und Protokollierung von Meetings. Die Verarbeitung personenbezogener Daten beschränkt sich auf das für den Betrieb des Dienstes notwendige Minimum.
Für die Nutzung von HF Mind Pro ist ein Nutzerkonto erforderlich. Dabei erheben wir:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Zur Erbringung der Kernfunktion verarbeiten wir:
Wichtig: Du bist als Nutzer selbst dafür verantwortlich, alle Gesprächsteilnehmer vor der Aufnahme um ihr Einverständnis zu bitten. Die Desktop-App enthält hierfür eine integrierte Einwilligungsfunktion (Consent-Check). Die Verarbeitung von Audioaufnahmen, die Sprache Dritter enthalten, unterliegt Art. 9 DSGVO, sofern besondere Kategorien von Daten betroffen sind.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Bei kostenpflichtigen Abonnements (Pro / Max) werden folgende Daten verarbeitet:
Kreditkartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und gelangen zu keinem Zeitpunkt auf unsere Server.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Wir speichern einen monatlichen Zähler der erstellten Protokolle pro Account, um die Nutzungslimits der jeweiligen Tarife (Free: 3, Pro: 40, Max: unbegrenzt) technisch durchzusetzen. Dabei werden keine Verhaltensprofile erstellt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der korrekten Tarifabrechnung)
Beim Aufruf unserer Web-App und API werden temporär folgende Daten verarbeitet:
Diese Daten werden nicht dauerhaft gespeichert und nicht mit Nutzerkonten verknüpft.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Missbrauchsabwehr)
Für den Betrieb von HF Mind Pro setzen wir folgende Dienstleister ein. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
| Anbieter | Zweck | Server-Standort | Übermittelte Daten |
|---|---|---|---|
| Supabase | Authentifizierung & Datenbank | EU | E-Mail, Metadaten, Transkripte, Protokolle |
| AssemblyAI | Sprache-zu-Text-Transkription | EU (api.eu.assemblyai.com) | Audio-Dateien (temporär, nur zur Verarbeitung) |
| AWS Bedrock (Anthropic Claude) |
KI-Protokollerstellung | EU (Frankfurt, eu-central-1) | Transkript-Text zur Protokoll-Generierung |
| Netlify | Web-Hosting & Serverless-Funktionen | EU | Web-Traffic, API-Anfragen |
| Render | Backend-API-Server | EU | API-Anfragen, temporäre Verarbeitungsdaten |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | EU | E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten |
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe Ireland Limited, die über EU-basierte Server operiert. Es findet keine Übermittlung von Zahlungsdaten in Drittländer außerhalb der EU/EWR statt. Kreditkartendaten gelangen zu keinem Zeitpunkt auf unsere Server und werden ausschließlich von Stripe verarbeitet. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy
Die in der Web-App verwendeten Schriftarten (Geist, Instrument Serif) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google-Servern statt, sodass keine IP-Adressen an Google übermittelt werden.
Für die Authentifizierung speichern wir das Sitzungs-Token ausschließlich im LocalStorage deines Browsers (Schlüssel sb-*-auth-token). Es werden keine HTTP-Cookies gesetzt. Das Token enthält keine Klartextpasswörter und dient ausschließlich der Aufrechterhaltung deiner Sitzung.
Du kannst diese Daten jederzeit löschen, indem du dich abmeldest oder den LocalStorage deines Browsers manuell leerst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (technisch notwendig für die Vertragserfüllung).
Die Windows-Desktop-App speichert deine Sitzungsdaten verschlüsselt in einer lokalen Datei (hfmind-session.json) in deinem Benutzerverzeichnis (%APPDATA%\HF Mind Pro\). Diese Datei verlässt deinen Computer nicht. Beim Abmelden wird die Datei automatisch geleert.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Account-Daten (E-Mail, Passwort) | Bis zur Konto-Löschung durch den Nutzer |
| Transkripte & Protokolle | Bis zur manuellen Löschung oder Konto-Löschung |
| Audio-Dateien bei AssemblyAI | Automatische Löschung nach Abschluss der Transkription (temporär) |
| Zahlungsdaten (Stripe-IDs) | Bis zu 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) |
| IP-Adressen (Rate Limiting) | 15 Minuten (flüchtiger Speicher, kein Log) |
Du hast gemäß DSGVO folgende Rechte, die du jederzeit gegenüber uns geltend machen kannst:
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich bitte an: info@hitz-feuer-visualisierungen.de
Du hast außerdem das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde richtet sich nach deinem Bundesland. Eine Liste aller Behörden findest du auf der Website des Bundesbeauftragten für den Datenschutz (BfDI).
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen:
HF Mind Pro richtet sich ausschließlich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen. Solltest du als Elternteil oder Vormund feststellen, dass ein Kind unter 18 Jahren ein Konto erstellt hat, wende dich bitte umgehend an uns.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter hfmind.app/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail.
Jonathan Hitz – Hitz Feuer Visualisierungen
Heinrich-Bastian-Straße 5
35112 Fronhausen
Wir antworten auf Datenschutzanfragen in der Regel innerhalb von 30 Tagen (gesetzliche Frist gemäß Art. 12 DSGVO).